Участники и карточки клиентов

Откройте «Участники» в меню. В строке — фото или инициалы, имя и почта, телефон, тип, абонементы со статусом и остатком посещений, теги и оценка вовлечённости. Имя открывает карточку.

Поле поиска над списком находит людей по имени в любом порядке, телефону в любой записи, почте или коду для чек-ина, даже по части. Поиск работает вместе с фильтрами и рабочими списками и остаётся в адресе страницы, поэтому ссылку можно отправить коллеге. Список показывает до 100 человек за раз и пишет, сколько их всего. Поле «Поиск участников…» в верхней панели находит человека с любого экрана: выберите его, чтобы открыть карточку, или нажмите Enter, чтобы увидеть все совпадения в «Участниках».

• «Все» — вся база, включая людей из импорта без абонемента (тип «Контакт»).
• «Участник» — ставится автоматически, когда абонемент начинает действовать: продан на ресепшене, оплачен на сайте клуба или, если куплен заранее, в день старта.
• «Заявка» — зарегистрировался на сайте или добавлен в «Участниках», но ещё ничего не купил. Все, кого добавляет персонал, начинают с заявки и становятся «Участником», когда продан абонемент.
• «Разовый визит» — разовые гости, отмеченные так в прежних записях. Новых людей разовыми не отмечают: они начинают с «Заявки».
• «Потерянный» — участники, у которых закончился последний абонемент и нет ни действующего, ни на паузе, ни купленного заранее. easygym переводит их сюда каждую ночь; новый абонемент снова делает человека «Участником». Карточку, отмеченную «Участником» вручную без продажи, ночь не трогает.
• «Абонемент истекает» — абонементы, которые кончаются в ближайшие 14 дней: план, дата окончания, цена, автопродление и долг, сортировка «По дате завершения» или «По долгу», сверху — общая сумма «На кону». Если открыть список с карточки помощника, он покажет 7 дней и только абонементы без автопродления, а строка над таблицей скажет «без автопродления».
• «В зоне риска» — люди с действующим абонементом и низкой вовлечённостью: последний визит, посещения за 30 дней, план, дата окончания и долг; сверху — самая низкая оценка.
• «Перестали ходить» — постоянные клиенты, которые перестали приходить: не меньше 6 отметок за 8 недель до этого и ни одной за последние 14 дней, при действующем абонементе. Если в эти 14 дней абонемент стоял на паузе, человека в списке нет. В таблице — визиты до перерыва, последний визит, план, дата окончания и долг.
• «Новички без визита» — участники, чей первый абонемент начался 5–30 дней назад и кто с тех пор ни разу не отметился; сверху — те, кто начал раньше всех.

Автоматические теги

У каждого клуба один и тот же набор тегов, и easygym расставляет их каждую ночь по этим правилам. Тег, который больше не подходит, снимается следующей ночью; теги показываются на языке интерфейса.

• Деньги: «Задолженность» — начисление не оплачено день и дольше; «Много тратит» — всего оплачено 10 000 или больше в валюте клуба.
• Жизненный цикл: «Новичок» — первые 30 дней в клубе; «Давно не приходит» — 45 дней и дольше без визита; «Ни одного визита».
• Абонемент: «Абонемент заканчивается» — действующий абонемент кончается в ближайшие 7 дней; «Без абонемента» — нет ни действующего, ни на паузе.
• Лояльность: «Постоянный клиент» — куплено три абонемента или больше; «В зоне риска» — вовлечённость 25 или ниже; «Звезда» — 75 или выше.
• Визиты: «Часто ходит» — 8 визитов и больше за последние 30 дней; «Редко ходит» — за это время один визит или ни одного у того, кто уже бывал.
• Возраст по дате рождения: «Младше 18»; «Старший возраст» — 60 лет и старше.

1. 1В «Участниках» нажмите «Добавить участника».
2. 2Заполните «Имя» (единственное обязательное поле) и всё, что знаете: фамилию, телефон, почту, дату рождения. Дата вводится днём вперёд — дд/мм/гггг, например 03/04/1990 для 3 апреля, — какой бы ни был язык браузера.
3. 3Выберите «Основной филиал», если филиалов несколько.
4. 4При необходимости заполните поле «Заметка» и нажмите «Добавить участника». Откроется новая карточка.

Если человек с такой же почтой или с телефоном, у которого совпадают последние девять цифр, уже есть, вторая карточка не появится: вы увидите «Такой человек уже есть — новая карточка не создана.» и ссылку «Открыть карточку».

Вверху — фото или инициалы, тип, теги и кнопки «Изменить», «Продать абонемент» и, если помощник включён, «Коротко об этом клиенте». Ниже:

• Плитки «К оплате», «Оплачено всего», «Посещения» (визиты за 12 недель) и «Вовлечённость».
• «Контактные данные» с днём рождения, полом, адресом, основным филиалом, «В клубе с» и «Код для чек-ина».
• «Заметки», разбивка оценки вовлечённости и график визитов по неделям.
• «Абонементы»: план, статус, использование, дата окончания и цена, с кнопками «Пауза» (с сегодняшнего дня или заранее), «Отменить паузу», «Возобновить сейчас» и «Отменить сейчас» (см. инструкцию об абонементах). Неоплаченный абонемент помечен «Ожидает оплаты»: деньги принимают кнопкой «Принять оплату», а закрыть его можно кнопкой «Отменить неоплаченный».
• «Членский взнос», если клуб его берёт: принять оплату, снять взнос или отложить приостановку.
• «Автопродление»: следующее списание, сохранённая карта, попытки списания и кнопки «Остановить автопродление» и «Сменить тариф».
• «Транзакции» и «Онлайн-оплаты»; онлайн-оплату картой можно вернуть целиком кнопкой «Вернуть деньги».
• «Ближайшие записи» и «Последние визиты».

Абонементом, проданным с отметкой «Общий для семьи», пользуется и семья покупателя. Кто в семье, задаётся в блоке «Семья» в карточке клиента.

1. 1Откройте карточку того, кто платит, и нажмите «Добавить в семью» в блоке «Семья».
2. 2Найдите клиента клуба по имени, телефону или почте, выберите «Взрослый» или «Ребёнок» и нажмите «Добавить».
3. 3Чтобы убрать человека из семьи, нажмите «Убрать» рядом с ним и подтвердите.

• Член семьи, которого покрывает абонемент, записывается на занятия, проходит чек-ин, двери и онлайн-филиалы по общему абонементу; его визиты списываются с общего остатка.
• В его карточке и личном кабинете абонемент отмечен как «Общий» с именем того, кто платит, без цены. Оплата, пауза и отмена — в карточке плательщика.
• Поле тарифа «Членов семьи по общему абонементу» ограничивает, сколько членов семьи, не считая плательщика, покрывает один общий абонемент. Пусто — без ограничения.
• Места — по порядку добавления в семью. Тот, кто сверх лимита, отмечен в блоке «Семья» как «Не покрыт: сверх лимита семьи в тарифе» и не проходит и не записывается по этому абонементу, пока кто-то из покрытых не выйдет из семьи.
• Добавление и удаление сразу меняют доступ к дверям, а освободившееся место получает следующий в семье. Убранный человек сохраняет собственные абонементы; доступ к онлайн-чатам у него закрывается при следующей проверке онлайн-доступа.

Нажмите «Изменить» вверху карточки, чтобы поменять имя и фамилию, почту, телефон, дату рождения, пол, адрес, основной филиал, заметки и фото, затем нажмите «Сохранить».

• Почта и телефон проверяются так же, как при регистрации. Если они уже есть в другой карточке клуба, ничего не сохраняется: вы увидите «Эта почта уже есть в другой карточке клуба.» и ссылку «Открыть ту карточку».
• Участник входит в кабинет с почтой из карточки. Когда вы её меняете, старый адрес больше не открывает кабинет, и карточка скажет об этом после сохранения; участник входит с новым адресом, а ссылку на него присылает «Нет пароля или забыли его?» на странице входа.
• Фото добавляется так же, как картинки на сайте: с устройства или ссылкой.

Блок «Удалить человека» внизу карточки — для просьбы удалить персональные данные или карточки, добавленной по ошибке. Его видят только владелец аккаунта и администраторы.

1. 1Сначала отмените то, что ещё действует: «Отменить сейчас» у каждого действующего абонемента или абонемента на паузе, «Отменить неоплаченный» — у ожидающего оплаты, и будущие записи — откройте занятие из «Ближайших записей» и отмените запись там. Пока это не сделано, карточка пишет, что осталось.
2. 2Нажмите «Удалить человека», прочитайте, что произойдёт, отметьте «Понимаю, удалить этого человека» и нажмите «Удалить».

• Человек без оплат, записей и визитов удаляется полностью вместе с сообщениями и тегами.
• Человек с оплатами, записями или визитами остаётся в учёте как «Удалённый участник», поэтому выручка, отчёты и заработок тренеров не меняются. Его имя, почта, телефон, адрес, дата рождения, фото, заметки, код для чек-ина, теги, сохранённые карты и вход в кабинет стираются, доступ через двери отзывается, тексты сообщений удаляются. Денежные записи, согласия и подписанные правила остаются.
• Удалённый человек пропадает из списка и из поиска; его карточка, открытая из платежа, показывает, когда его удалили.

Кнопка «Присоединиться к клубу» на сайте клуба открывает форму регистрации. Новый человек, отправивший её, появляется как «Заявка»; если его почта или телефон уже известны, easygym берёт существующую карточку и дополняет только пустые поля. Форма настраивается в «Настройки» → «Форма регистрации»:

• «Чем человек себя называет»: «Почта», «Телефон» или «Почта или телефон»; выбранный контакт становится обязательным.
• Каждое поле — фамилия, почта, телефон, дата рождения, пол, адрес, фото — бывает «Обязательное», «Необязательное» или «Не показывать». Имя обязательно всегда.
• «Разрешить добавить семью»: родственники получают свои карточки-заявки с именем, датой рождения и полом, связанные со взрослым, который регистрировался.
• «Спрашивать тариф в форме»: человек называет нужный тариф; это не покупка.
• «Требовать подпись правил»: человек ставит галочку «Я согласен с правилами клуба» и вводит имя и фамилию; текст, с которым он соглашается, — ваш «Текст согласия».

Карточка «Что требует внимания» на «Главной» — короткий список дел по группам «Сейчас», «Сегодня» и «На этой неделе»: одна строка на человека, шесть самых срочных строк сразу, остальные — под «Показать всё». Про участников там бывает:

• «Просроченная оплата» — начисление не оплачено после срока — и «Списание не прошло».
• «Абонемент заканчивается» — абонемент без автопродления, который кончается в ближайшие семь дней.
• «Участник исчезает» — действующий абонемент при «Низкой» вовлечённости.
• «Бронирование без оплаты» — платная запись на сегодня, которую не оплатили.
• «Вопрос без ответа» — последним писал участник; срочность растёт по мере того, как проходят 24 часа.