Финансы и платежи

Участники платят напрямую на собственный Stripe-аккаунт клуба, а Stripe выплачивает деньги на банковский счёт клуба. easygym эти средства не получает, не хранит и не распределяет. Ключом Stripe клуба он создаёт оплаты, проверяет их состояние, с согласия участника списывает сохранённые карты для автопродления и, когда владелец или администратор нажимает кнопку, возвращает оплату на карту, с которой платили.

Откройте в меню «Финансы». В разделе три вкладки:

• «Транзакции»: последние начисления по клубу — дата, участник, тип, например «Продажа абонемента», «Продление абонемента», «Вступительный взнос», «Членский взнос» или «Продажа товара», статус и сумма.
• «Счета»: счета, выставленные за месяц.
• «Должники»: кто должен деньги; вкладку видят только сотрудники, которым разрешено видеть деньги клуба.

Тарифы и товары, которые продаёт клуб, — в отдельном разделе «Планы и товары» в группе меню «Клуб». О тарифах — инструкция о тарифах и абонементах, о товарах — инструкция о ресепшене.

Статус начисления показывает, где оно сейчас: «Ожидает», «Частично», «Оплачено», «Просрочено», «Не прошло», «Возвращено» или «Отменено». В карточке каждого участника тот же список по одному человеку — в блоке «Транзакции».

На вкладках «Транзакции» и «Счета» видны последние 100 строк. Чтобы посмотреть один месяц, выберите его в поле «Месяц» и нажмите «Показать»; «За всё время» возвращает весь список. Если в клубе несколько филиалов, выберите филиал кнопками над списком. Сотрудники, привязанные к отдельным филиалам, видят только свои филиалы.

На вкладке «Должники» собраны все, у кого есть неоплаченные начисления: «Долг», сколько «Начислений», сколько из них «Просроченных» и с какого числа человек должен — «Должен с». Над списком — «Всего долга» по всем должникам, а не только по строкам на экране.

1. 1Выберите, что показать: «К оплате» — все неоплаченные начисления, «Просрочено» — начисления после срока оплаты, «Не прошло списание» — начисления, которые банк не списал.
2. 2Отсортируйте «По сумме», чтобы начать с самых крупных долгов, или «По давности», чтобы начать с самых старых.
3. 3Если в клубе несколько филиалов, выберите филиал кнопками над списком.
4. 4Откройте имя, чтобы перейти в карточку участника и увидеть, за что долг.

На «Главной» блок «Что требует внимания» тоже показывает случаи «Просроченная оплата» и «Списание не прошло», чтобы ресепшн мог позвонить участнику в тот же день. Карточки помощника о просроченных оплатах и неудачных списаниях открывают эти же фильтры — с теми же людьми и той же суммой.

На вкладке «Счета» выберите «Месяц» и нажмите «Выставить за период»: easygym выставит каждому человеку один нумерованный счёт за начисления этого месяца, которые ещё не попали в счёт. Повторный запуск за тот же месяц ничего нового не выставит. Отметьте «Отправить счета участникам на почту», чтобы каждый новый счёт сразу ушёл участнику; в итоге видно, сколько счетов отправлено и сколько нет. У каждого счёта видны дата, срок оплаты, статус и сумма, а статус учитывает оплаты, пришедшие после выставления.

• «PDF» открывает счёт файлом на языке клуба: номер, дата и срок оплаты, реквизиты продавца из «Настройки» → «Платежи», участник, строки с налогом, сколько уже оплачено и сколько осталось, а также банковские реквизиты для перевода, если они заполнены.
• «На почту» отправляет участнику письмо с PDF во вложении. Письмо появляется в «Сообщениях» рядом с остальной перепиской, а под счётом видно, когда его отправили в последний раз.
• В карточке участника — его счета с теми же кнопками «PDF» и «На почту».
• Участник находит свои счета в кабинете, в разделе «Платежи и квитанции», и может скачать там PDF.

В разделе «Настройки» → «Платежи» есть список «Последние онлайн-оплаты»: оплаты картой и попытки оплаты с участником, суммой и статусом.

• Автоматические списания сохранённых карт помечены «Автопродление».
• Если банк отказал, его причина видна под статусом.
• «Нужен возврат» отмечает деньги, пришедшие за отменённый или уже оплаченный заказ либо не на ту сумму, а также возврат, который не принял банк участника.

По одному участнику блок «Автопродление» в его карточке показывает следующее списание, сохранённую карту и каждую попытку списания с ответом банка. Когда не проходит последняя попытка, в блоке видно, что автопродление остановлено, а участник получает письмо со ссылкой на оплату.

Продавец — клуб, и о возврате он решает по своим правилам. Оплату картой онлайн — или по QR-коду на кассе, если в чеке выбран участник, — возвращают из карточки участника.

1. 1Откройте карточку участника и найдите оплату в блоке «Онлайн-оплаты».
2. 2Нажмите «Вернуть деньги». В поле «Сумма возврата» уже стоит всё, что осталось на платеже; оставьте её или укажите меньшую.
3. 3Заполните «Причина возврата» и подтвердите. easygym вернёт сумму на карту, которой платил участник, через Stripe-аккаунт клуба.

• Возврат всего остатка сразу отменяет абонемент и доступ, оплаченные этим платежом, — об этом предупреждает надпись над причиной.
• Частичный возврат оставляет абонемент и доступ. У оплаты появляется «Возвращено частично» и «возвращено …» под суммой, а остаток можно вернуть позже — сразу или несколькими частями. Возврат, после которого на платеже ничего не остаётся, отменяет абонемент.
• Под оплатой в списке «Возвраты» видны все возвраты: дата, сумма, состояние, кто вернул и причина.
• Пока Stripe обрабатывает возврат, у оплаты стоит «Возврат в обработке»; когда вернулась вся сумма — «Возвращено».

Возвращать деньги могут только сотрудники, которые ведут деньги клуба. Если банк участника не принял возврат, у оплаты появляется «Банк отклонил возврат», деньги возвращаются на баланс Stripe клуба, и эту сумму можно вернуть снова.

• «Аналитика» показывает рядом «Начислено и получено» — сколько клуб начислил и сколько денег реально пришло за вычетом возвратов — и «Задолженность», неоплаченную часть периода.
• «Помощник» раскладывает деньги периода по видам продаж, тарифам, филиалам, дням или месяцам и умеет показать должников.
• Оплата тренеров считается в разделе «Персонал» → «Зарплата».
• «Выгрузить CSV» скачивает файл для Excel или Google Таблиц: на вкладках «Транзакции», «Счета» и «Должники» — с выбранными месяцем, филиалом и сортировкой; рядом с «Последние онлайн-оплаты» в «Настройки» → «Платежи» — все онлайн-оплаты с возвращёнными суммами; и на вкладке «Зарплата». В файле все строки, а не только те, что на экране. Файлы с деньгами доступны сотрудникам, которым разрешено видеть деньги клуба, а зарплатная ведомость — тем, кто видит «Зарплату».