Персонал

Откройте «Персонал» в меню админки — его видят владелец, администраторы и менеджеры, работающие во всём клубе, а также свои роли с доступом к «Персоналу» на уровне клуба. В разделе шесть вкладок: «Команда», «Роли», «Тренеры», «Ставки», «График» и «Зарплата». Менеджер, ограниченный отдельными филиалами, видит только «График» — своих филиалов.

• Сотрудник — человек, который входит в админку со своей почтой, паролем и ролью.
• Карточка тренера — то, как тренер выглядит в расписании и на сайте. Она может существовать без входа; свяжите их, если тренер должен видеть свои занятия.
• Ставки превращают проведённые тренером занятия в начисления, а «Зарплата» их суммирует.

1. 1На вкладке «Команда» нажмите «Пригласить сотрудника».
2. 2Заполните «Почта сотрудника» и выберите «Роль».
3. 3Если в клубе несколько филиалов, отметьте «Филиалы», в которых человек будет работать. Ничего не отмечено — все филиалы, и те, что откроются позже; администратор всегда работает во всём клубе.
4. 4Нажмите «Отправить приглашение»: easygym отправит человеку письмо с одноразовой ссылкой от имени вашего клуба.
5. 5Человек открывает ссылку из письма, вводит имя, придумывает пароль и нажимает «Принять приглашение».

• Ссылка одноразовая и действует 7 дней. До этого она видна в блоке «Ожидающие приглашения», где кнопка «Отозвать» её отменяет.
• Если письмо не ушло, экран так и скажет, назовёт причину и один раз покажет ссылку: «Скопируйте» её и передайте сами. Ссылка, переданная вручную, почту человека не подтверждает.
• Тот, кто уже входит в другой клуб на easygym, новый пароль не придумывает: он вводит свой, и ваш клуб появляется у него в переключателе.
• Менеджер может пригласить ресепшен и тренеров, но не администраторов и не других менеджеров.

Роль определяет, какие разделы человек видит и что может менять. Владелец аккаунта с отметкой «Владелец» может всё, и уволить его нельзя.

• «Администратор» — всё в клубе, в том числе «Сайт», «Настройки», «Оплата сервиса» и «Поддержка», а также изменение отметок посещаемости после дня занятия.
• «Менеджер» управляет филиалами (участники, расписание и записи, чек-ины, «Касса», «Финансы», маркетинг, аналитика), ведёт остатки товаров в разделе «Планы и товары», где тарифы ему доступны только для просмотра, и видит «Персонал».
• «Ресепшен» видит участников, продаёт абонементы, записывает участников на занятия, оформляет аренду, отмечает визиты и работает в разделе «Касса». Расписание для него только для просмотра, и отменять записи он не может.
• «Тренер» видит только свои занятия в разделе «Расписание» и блок «Мои занятия сегодня» на странице «Главная», отмечает посещаемость своих занятий и видит начисления в разделе «Мой заработок», когда его карточка тренера связана с его учётной записью.

Кроме встроенных ролей, клуб может создать свои, например «Старший тренер» или «Продажи». Каждая строится на основе встроенной роли и меняет её таблицу доступа: для каждого раздела — может ли человек просматривать, создавать, изменять и удалять, и где — в своих филиалах, во всём клубе или только в своих занятиях и записях.

1. 1На вкладке «Роли» нажмите «Новая роль». На вкладке видны встроенные роли — их можно открыть, но не изменить, — и ваши роли с числом людей у каждой.
2. 2Заполните «Название» и выберите встроенную роль в поле «На основе»: таблица заполнится её доступом.
3. 3Настройте таблицу. «Полный доступ» включает просмотр, создание, изменение и удаление. «Филиал» — филиалы, в которых работает человек, «Клуб» — все филиалы и разделы всего клуба, «Своё» — только занятия, которые он ведёт, и его собственные записи.
4. 4Нажмите «Сохранить роль». Роль появится в списке «Роль» в приглашении и на вкладке «Команда», где у людей с ней видно её название.

• Создают и меняют роли только владелец аккаунта и администраторы, которые ведут и команду, и настройки. Поддержка easygym этого не может даже в режиме поддержки.
• Никто не может дать роли доступ, которого нет у его собственной роли, или назначить человеку роль, которая даёт больше, чем его. Менеджер выдаёт роли на основе ресепшена или тренера — в пределах своего доступа.
• Изменение названия или таблицы роли действует для всех с этой ролью со следующей страницы, без повторного входа.
• Встроенная роль, на основе которой создана роль, по-прежнему определяет, кем человек может управлять, а роль на основе администратора всегда работает во всём клубе. Владелец аккаунта всегда остаётся администратором.

В клубе из нескольких филиалов менеджер, ресепшен или тренер может работать только в некоторых из них. Выберите филиалы в приглашении или позже кнопкой «Филиалы» в строке человека на вкладке «Команда»; в списке видны филиалы каждого, а «Все филиалы» означает весь клуб. Изменение действует со следующей страницы, которую откроет человек.

• Люди принадлежат своему основному филиалу. Список участников, поиск, карточка, продажи и долги показывают только тех, чей основной филиал — один из его филиалов; новым людям, которых он заводит, достаётся один из его филиалов.
• «Главная», расписание, записи, посещаемость, аренда, входящие, «Касса», деньги в «Финансах», должники, аналитика, ответы помощника, его карточки и черновики — только по его филиалам. В событиях видны события его филиалов и всего клуба.
• На чек-ине он работает за стойками своих филиалов. Участника другого филиала находит его код входа, и он проходит, если его абонемент действует в этом филиале.
• Разделы всего клуба, акции, сценарии, рассылки и пакетное выставление счетов остаются за теми, кто работает во всём клубе. Администратор работает во всём клубе всегда.
• Исключение — черновики писем помощника: менеджер филиала отправляет их людям своих филиалов, приглашения тоже, не работая во всём клубе. Перед отправкой каждого человека сверяют с филиалами отправителя.
• Если открыть участника или занятие чужого филиала по прямой ссылке, появится «Это относится к филиалу, в котором вы не работаете».

• «Уволить» в списке «Команда» сразу закрывает человеку вход в клуб; история его действий остаётся. Если у него есть и карточка тренера, отметьте «Также уволить карточку тренера …».
• «Вернуть в команду» возвращает уволенного с его ролью.
• «Убрать из команды» появляется после увольнения: человек навсегда исчезает из списка, записи в журнале остаются, а вернуть его можно только новым приглашением.
• «Роль» в строке меняет роль сразу — на встроенную или на одну из своих: человек, его история и вход остаются прежними. Роли меняют только владелец и администраторы; владелец всегда остаётся администратором, а себе нельзя понизить роль ниже администратора. Назначение администратором снимает ограничение по филиалам.
• «Фото» задаёт портрет 4:5, который видит команда в разделе «Персонал». Владельца аккаунта и самого себя уволить нельзя.

1. 1На вкладке «Тренеры» нажмите «Добавить тренера».
2. 2Загрузите «Фото» в пропорции 4:5 или вставьте ссылку https и заполните «Имя» так, как оно должно выглядеть в расписании и на сайте.
3. 3Заполните «О тренере» (пара предложений), «Опыт», «Направления» и «Сертификаты» (через запятую).
4. 4Отметьте филиалы в поле «Где работает»; если ничего не отмечено — во всех филиалах, и в тех, что откроются позже.
5. 5Укажите «Ставка за час», выберите «Показывать» или «Не показывать» в поле «На сайте», задайте «Цвет в расписании» и нажмите «Сохранить».

• Секция «Тренеры» на сайте клуба показывает каждого работающего тренера с настройкой «Показывать»: фото, имя, направления, опыт, описание и сертификаты; без фото — инициалы на цвете тренера.
• В колонке «Учётная запись» свяжите карточку с учётной записью тренера и нажмите «Сохранить» — после этого тренер видит свои занятия.
• Сотрудника с ролью «Тренер» без карточки тренера не поставить на занятия, и вкладка «Команда» пишет об этом под его ролью. «Создать карточку тренера» там заводит карточку с его именем и филиалами, сразу связывает её с его учётной записью и открывает, чтобы дописать остальное. Если у тренера уже есть несвязанная карточка, нажмите «Связать с готовой карточкой», чтобы не завести вторую.
• «Ставка за час» — не оплата тренера: заработок считается по ставкам на вкладке «Ставки».
• «Уволить тренера» на странице тренера убирает его с сайта и из расписания и снимает с будущих занятий; история и начисления остаются. «Также закрыть вход в админку» увольняет и учётную запись; «Вернуть тренера» снова делает карточку активной, но закрытый при увольнении вход остаётся закрытым, и смены человеку не назначить, пока его не вернут в команду.
• После увольнения на странице тренера появляется блок «Будущие занятия, оставшиеся без этого тренера» — с тем, кто ведёт каждое занятие сейчас. Выберите тренера и нажмите «Назначить» у занятия или воспользуйтесь полем «Один тренер на все эти занятия» и кнопкой «Назначить на все». Записи на занятия не меняются. Это могут администратор и менеджер.
• «Удалить карточку» — только для карточки, заведённой по ошибке: без занятий, начислений и записей.

Вкладка «График» планирует, кто и когда работает в каждом филиале. Он складывается из шаблонов смен (время смены с перерывами, например «Открытие 06:00–14:00»), ротаций (какой шаблон в какой день недели, по кругу от 1 до 12 недель) и постоянных графиков (тренер работает по ротации в филиале с определённой даты). Дни постоянного графика появляются в каждой неделе сами, а любой отдельный день можно изменить вручную.

1. 1В блоке «Шаблоны смен» нажмите «Новый шаблон», заполните «Название», «Начало» и «Конец» (00:00 — полночь), «Цвет» и при необходимости «Перерывы» и нажмите «Сохранить шаблон».
2. 2В блоке «Ротации» нажмите «Новая ротация», выберите «Длина цикла» и для каждого дня каждой недели — шаблон или «Выходной», затем нажмите «Сохранить ротацию».
3. 3Нажмите «Добавить постоянный график», выберите «Тренер», «Филиал» и «Ротация», с какой недели цикла начинается первая неделя, дату «С» и при необходимости «По» и нажмите «Сохранить постоянный график». Два тренера на одной ротации, начавшие с разных недель, чередуются.
4. 4Для отдельной смены нажмите «Добавить смену» или «+» в неделе, выберите тренера, филиал и дату, шаблон или своё время и нажмите «Сохранить смену».

• Неделя показывает один филиал: строка на тренера с его часами, колонка на день. «←», «Эта неделя» и «→» переключают недели, а фильтр по тренеру оставляет одного человека.
• У каждой смены есть отметка «По графику», «Изменена» или «Разовая». Откройте день постоянного графика, чтобы изменить время, филиал или шаблон только этого дня, или нажмите «В этот раз выходной»; «Вернуть по графику» отменяет и то и другое.
• Смена, которая наложилась бы на другую смену того же тренера в любом филиале, не сохраняется, а сообщение называет смену, которая мешает. Постоянный график сверяется с другими сменами тренера на ближайшие 26 недель.
• Смена вне часов работы филиала сохраняется с отметкой «Вне часов работы филиала»: персонал часто приходит до открытия.
• Уволенный тренер или сотрудник, уволенный из команды, новых смен не получает. Увольнение тренера заканчивает его постоянный график и отменяет будущие смены.
• Смены планируют администраторы и менеджеры. Менеджер, ограниченный отдельными филиалами, видит и планирует только свои филиалы, а шаблонами и ротациями пользуется, не меняя их. Изменённый шаблон, ротация или постоянный график сразу действуют на весь период, и на прошлые недели тоже, а неделя отмечает возникшие накладки; чтобы изменить постоянный график с определённой даты, укажите «По» и добавьте новый с этой даты.
• Каждый, чья учётная запись связана с карточкой тренера, видит свои смены на ближайшие две недели в блоке «Мои смены» на «Главной» и в разделе «Мой заработок».

1. 1На вкладке «Ставки» нажмите «Новая ставка» и заполните «Название», например «Групповое занятие».
2. 2В поле «Для чего» выберите «Групповое занятие» — групповые занятия из расписания, в том числе онлайн-эфиры.
3. 3В поле «За что платим» выберите «За занятие», «За человека» или «Процент выручки» и укажите «Сумма».
4. 4При необходимости отметьте «Платить за неоплаченные и неявки» и ограничьте ставку в полях «Типы занятий» и «Тренеры»; если ничего не выбрано — ставка для всех.
5. 5Нажмите «Сохранить».

• «За занятие» — одна сумма, если кто-то пришёл. «За человека» — за каждого, кто пришёл или оплатил место. «Процент выручки» — доля от того, что получил клуб.
• Без отметки «Платить за неоплаченные и неявки» неявки и неоплаченные места не оплачиваются. Отмена без возврата засчитывается всегда.
• Занятие, которое отменил клуб, тренеру не оплачивается, а уже начисленное за него снимается.
• Если под занятие подходит несколько ставок, берётся самая точная: для тренера и типа занятия, затем для тренера, затем для типа, затем общая.
• Если снять отметку «Ставка действует», новых начислений не будет. Занятия и тренировки за последние 7 дней пересчитываются без неё: по другой подходящей ставке, а если её нет, начисление исчезает. Более старые начисления остаются.

Каждую ночь easygym считает начисления за проведённые занятия и тренировки по действующим ставкам. Последние 7 дней пересчитываются каждую ночь с учётом поздних отметок и исправленных ставок; более старые начисления уже не меняются. Занятия за последние 45 дней, по которым начислений ещё нет, тоже досчитываются.

• Вкладка «Зарплата» показывает начисления каждого тренера по месяцам за последние 180 дней, колонки «Проведено» и «Итого» и строку общего итога.
• «Пересчитать сейчас» запускает тот же расчёт сразу, например сразу после создания ставки.
• Каждый, чья учётная запись связана с карточкой тренера, видит в меню «Мой заработок»: свои начисления за последние 6 месяцев — по месяцам и по каждому занятию или сеансу, со ставкой, по которой считали. На «Главной» тренера видно, сколько начислено в этом месяце. Чужих сумм там не видит никто.