Расписание

Откройте «Расписание» в меню админки. Занятие принадлежит филиалу, и у него может быть площадка, тип занятия и один или несколько тренеров. Вид переключается между «День», «Неделя», «Лента» (колонка на каждую площадку — видно, свободна ли студия) и «Заполняемость» (занятия от самых пустых, с фильтром «Полупустые»). Если филиалов несколько, расписание можно сузить до одного филиала.

• Типы занятий приходят вместе с клубом: easygym создаёт два — «Группа» и «Персональная». Добавить, переименовать, перекрасить или удалить неиспользуемые можно в «Расписание» → «Типы занятий».
• Площадки добавляются в «Ресурсы» → «Площадки», тренеры — в «Персонал» → «Тренеры».
• Аренда площадок видна рядом с занятиями с подписью «Аренда»; как её отменить или перенести, рассказывает инструкция о ресурсах.
• Тренер, чья учётная запись связана с карточкой тренера, видит только свои занятия и подпись «Показаны только ваши занятия».

1. 1В разделе «Расписание» нажмите «Занятие»: форма «Новое занятие» откроется на том дне, который вы смотрели.
2. 2Заполните «Название», выберите «Филиал» и при необходимости поля «Площадка», «Тип занятия» и «Тренеры». В списке только работающие тренеры с карточкой тренера: сотруднику с ролью «Тренер» её заводят кнопкой «Создать карточку тренера» в «Персонале» → «Команда».
3. 3Заполните поля «Дата», «Начало» и «Длительность, мин» (от 5 до 720 минут).
4. 4Укажите «Мест» (от 1 до 1000, пусто — без ограничения) и «Цена разового визита» — её платит тот, у кого нет подходящего абонемента.
5. 5Выберите «Одно занятие» или «Еженедельно». Для серии отметьте дни недели и укажите окончание: через сколько «Раз» или «До даты».
6. 6Проверьте счётчик «Будет создано» и нажмите «Создать».

Откройте занятие из расписания. Администратор и менеджер видят кнопку «Изменить» рядом с названием и карточки «Отменить занятие» и «Удалить занятие»; ресепшен и тренеры занятие только просматривают.

1. 1Нажмите «Изменить»: в форме название, дата, начало, длительность, места, площадка, тип занятия, цена разового визита и тренеры.
2. 2Для занятия еженедельной серии выберите в поле «Применить к»: «Только это занятие» или «Это и следующие занятия серии».
3. 3Измените нужное и нажмите «Сохранить изменения».

• В серии каждое занятие остаётся в свой день: к этому и следующим занятиям применяются только изменённые поля, а прошлые не меняются. Дата меняется только у одного занятия; чтобы перенести серию на другой день недели, отмените её остаток и создайте новую.
• Мест не может быть меньше, чем уже записано, — сначала отмените записи в списке. Новые места сразу уходят листу ожидания, так же как место, освобождённое отменой.
• Если время предстоящего занятия изменилось, все записанные и стоящие в листе ожидания получают сообщение со старым и новым временем, а запись сохраняется.
• Новая цена разового визита действует для новых записей; уже записанные платят свою.
• Чтобы заменить тренера, отметьте нового в поле «Тренеры» и снимите отметку со старого — для этого занятия или для остатка серии. Оплата идёт тому, кто ведёт занятие.

1. 1Нажмите «Отменить занятие…»; для серии выберите «Только это занятие» или «Это и следующие занятия серии».
2. 2Заполните поле «Причина» — участники увидят её в сообщении — и нажмите «Отменить занятие».

• Все записи отменяются бесплатно: занятие из пакета возвращается в абонемент, а неоплаченный разовый визит перестаёт быть долгом. Лист ожидания очищается.
• Записанные и стоящие в листе ожидания получают письмо с причиной. В кабинете занятие отмечено «Отменено клубом», записаться на него нельзя.
• Уже оплаченные разовые визиты видны на странице занятия в блоке «Деньги к возврату». Оплата картой онлайн появляется ещё и в блоке «Требуют внимания» в «Настройки» → «Платежи» и возвращается кнопкой «Вернуть деньги» в карточке участника; наличные возвращают на ресепшене.
• Тренеру отменённое занятие не оплачивается. Занятие, на котором кто-то уже отметился, состоялось, и отменить его нельзя.
• В расписании занятие остаётся с отметкой «Отменено».

При создании клуба easygym заводит правила записи по типу клуба. Для групповых занятий правило такое:

• Запись закрывается за 1 час до начала.
• Записаться можно не дальше чем на 14 дней вперёд.
• Разовый визит оплачивается при входе, а не при записи.
• Отмена за 12 часов и раньше бесплатна: оплаченное возвращается полностью, занятие из пакета возвращается в абонемент.
• Отмена за 12–2 часа до начала: клуб удерживает половину цены разового визита, занятие из пакета всё равно возвращается.
• Отмена меньше чем за 2 часа: ничего не возвращается, неоплаченный разовый визит остаётся долгом, а занятие из пакета считается использованным.

Изменить правила

1. 1Откройте «Настройки» → «Правила записи». У каждого правила видно, на что оно действует и что означает простыми словами.
2. 2Нажмите «Изменить» под правилом или «Добавить правило» внизу.
3. 3Задайте «Название». Если филиалов несколько, отметьте в «Филиалы», на какие оно действует; ничего не отмечено — все филиалы.
4. 4В поле «Действует на» выберите «Все занятия и аренды», «Типы занятий» или «Аренда площадок». Для «Типов занятий» отметьте типы; «Аренда площадок» действует на любую аренду.
5. 5Заполните «Запись не дальше чем, дней вперёд» и «Запись закрывается, часов до начала». Для аренды площадок укажите и «Длительность аренды, минут»: «Минимум», «Максимум» и «Шаг».
6. 6Выберите «Когда платит разовый визит» и условия в поле «Отмена». Для «Зависит от срока» добавьте ступени возврата: «Не позже чем, часов до» и «Возврат, %».
7. 7Проверьте блок «Простыми словами» и нажмите «Сохранить правило» или «Создать правило».

• Действует самое узкое подходящее правило: правило для типов занятий или для аренды площадок важнее правила для всех занятий и аренд. Из двух правил одного вида правило для выбранных филиалов важнее правила для всех филиалов.
• Изменения сразу действуют для новых записей и для отмен, в том числе отмен записей, сделанных раньше.
• Правило для аренды площадок действует только на аренду. Занятия на площадках идут по правилам для занятий.
• В правиле должен оставаться момент для записи: «Запись закрывается» — меньше часов, чем «Запись не дальше чем» в днях × 24, а без «Минимума» длительности аренды «Шаг» не длиннее «Максимума». Иначе easygym не сохранит правило и подскажет, какое ограничение поменять. Правило с такими ограничениями, сохранённое раньше, помечено в списке и не включится, пока его не изменят.
• Ступень возврата не короче срока «Запись не дальше чем» сохраняется с предупреждением: так рано участники записаться не могут, поэтому она действует только для записей, сделанных персоналом вопреки правилам, и для записей, сделанных до того, как этот срок сократили.
• «Предложение из очереди, минут» — сколько место, освободившееся меньше чем за 12 часов до начала, держится за следующим в очереди.
• Удалённое правило сразу перестаёт действовать, а записи, на которые оно действовало, идут по следующему подходящему правилу. Менять правила записи может только администратор.
• «Выключить» останавливает правило так же, но оставляет его в списке с пометкой «Выключено»: его можно изменить и снова «Включить».

1. 1Откройте занятие из расписания.
2. 2В карточке «Записать участника» выберите человека в поле «Выберите человека».
3. 3Нажмите «Записать участника»: человек появится в списке «Кто записан» или в блоке «Очередь ожидания», если мест нет.

• Если абонемент человека покрывает занятие, запись помечается «По абонементу», а посещение списывается с пакета занятий. Иначе цена разового визита становится неоплаченным начислением в его карточке.
• Если запись нарушает правила, easygym называет причину. Администратор и менеджер могут отметить «Записать вопреки правилам» и заполнить поле «Причина» — так можно записать и сверх мест; ресепшен этого не может.
• Администратор и менеджер могут «Отменить запись» в списке: действуют те же правила отмены, а место уходит очереди. Уже оплаченные деньги клуб возвращает отдельно, автоматически они не возвращаются.

Когда мест нет, новая запись из админки или кабинета не отклоняется, а встаёт в очередь. На странице занятия видна очередь по порядку.

• Если место освобождается за 12 часов до начала и раньше, следующий в очереди записывается автоматически — по абонементу или за цену разового визита, как обычно.
• Ближе к началу место держится за следующим 15 минут: на странице занятия видно «Предложено» и до которого часа, в кабинете — «Для вас освободилось место — подтвердите запись в клубе», а сотрудники записывают его со страницы занятия.
• Человек получает письмо с занятием, его временем и тем, до которого часа место за ним держится. Оно же появляется в его переписке в разделе «Сообщения».
• Если предложением не воспользовались вовремя, в течение нескольких минут оно само переходит следующему в очереди — без чьей-либо записи или отмены, и тот получает такое же сообщение. Когда в очереди никого не осталось, место свободно для всех.
• На странице «Главная» в блоке «Что требует внимания» появляется «Место освободилось», если на занятии есть свободные места и люди в очереди, и «Занятие без записей» — для пустых занятий сегодня и завтра.

На странице «Главная» тренер видит «Мои занятия сегодня» и нажимает на занятие, чтобы отметить посещаемость. Ресепшен, менеджер и администратор открывают тот же экран кнопкой «Отметить посещаемость» на странице занятия.

• Нажмите «Пришёл» или «Не пришёл» у каждого человека, «Снять отметку» исправляет ошибку; «Все пришли» отмечает всех остальных сразу.
• «Пришёл» можно ставить за час до начала, «Не пришёл» — с начала занятия. Отметки закрываются в конце дня занятия, после этого менять их может только администратор.
• Неоплаченный разовый визит нельзя отметить как пришедший: экран подскажет «Не оплачено — направьте на ресепшен».
• «Пришёл» засчитывается как визит, как чек-ин на ресепшене, и повторно абонемент не списывает. Чек-ин ресепшена тренер убрать не может.

• Секция «Расписание» на сайте клуба показывает 7 дней вперёд со свободными местами, «Мест нет» или «Отменено». Запись идёт в кабинете, куда посетитель попадает кнопкой «Мой кабинет».
• Раздел «Расписание» в кабинете охватывает 14 дней: на занятии кнопка «Записаться» или «В лист ожидания», если мест нет.
• Действуют те же правила, что на ресепшене, без исключений.
• В разделе «Записи» видны предстоящие занятия и места в очереди; «Отменить запись» работает до начала и сразу показывает, что вернётся по правилам клуба.